19 maj håller föreningen årsmöte, detta år digitalt. Mötesordförande är återigen Johan Groth, som här berättar om hur det hela går till.
Du ska vara mötesordförande för föreningens första digitala årsmöte. Hur ska det gå?
– Det kommer att gå bra. Många föreningar och organisationer har gått över till digitala årsmöten under denna märkliga vår. Jag har hittills inte hört om något årsmöte som inte kunnat genomföras som tänkt. Det handlar, som vanligt skulle jag vilja säga, om att visa respekt för varandra under mötet. Och förstås om att ta hänsyn till de speciella förutsättningar som ett digitalt årsmöte innebär.
Du är en erfaren mötesordförande, och har genomfört flera digitala sådana i vår. Är de enklare eller svårare att hålla i?
– Både och. Det finns en stor fördel med att se alla ombuden från presidiet. Det finns också stora fördelar med att kunna ta pauser tillsammans där ombud kan diskutera, jämka yrkanden, prata med revisorerna eller presidiet etcetera. I det digitala mötet finns, å andra sidan, ofta ett större fokus hos ombuden och en vilja att komma framåt i dagordningen. Sedan kan jag inte neka till att det finns en stor tjusning i knappen ”Mute all”. Den används inte så ofta men blotta vetskapen om att den finns brukar ha en bra inverkan på debattklimatet.
Har du hört några reaktioner, bra eller dåliga, från andra föreningars medlemmar efter digitala årsmöten?
– Den senaste månaden har min årsmöteskollega Anna Bergkvist och jag genomfört ungefär tre dussin digitala årsmöten och bolagsstämmor. Reaktionerna har enbart varit positiva, från såväl medlemmar som styrelser. Man tycker att mötet får ett bättre fokus. Flera förbund och föreningar säger att de kommer att överväga att även i framtiden genomföra sina årsmöten digitalt. Det handlar om aspekter som tillgänglighet, miljöpåverkan och minskade kostnader.
Sedan kan jag inte neka till att det finns en stor tjusning i knappen ”Mute all”. Den används inte så ofta men blotta vetskapen om att den finns brukar ha en bra inverkan på debattklimatet.
Och rent praktiskt då. Hur går till exempel röstningen till?
– Vi kommer att använda ett verktyg för årsmöten som heter VoteIT. I VoteIT finns stöd för att genomföra olika typer av omröstningar från enkla bifall-avslag till mer komplicerade (”välj tre styrelseledamöter bland sju kandidater”). Vi sätter upp omröstningar i VoteIT, förklarar inför varje omröstning hur den går till och sedan röstar ombuden genom att klicka i sitt val, rangordna sina kandidater etcetera. Varje omröstning står öppen i en minut eller två och sedan redovisas utfallet.
Och om man vill ha ordet?
– Det beror på. Jag brukar börja med att den som vill tala helt enkelt säger sitt namn och sedan fördelar jag ordet. Ibland kan det vara många som vill tala och då kommer vi att använda det verktyg för talarlistor som finns i VoteIT. Då trycker man på en knapp och hamnar på den digitala talarlistan.
Våra institutionella medlemmar har ju olika antal röster beroende på institutionens storlek. Hur fungerar det digitalt?
– I VoteIT finns det möjlighet att tilldela ombud olika röstetal. Röstetalet knyts till en viss användare. När användaren röstar hamnar rätt antal röster på det alternativ ombudet röstar på. Värt att veta är att ett ombud inte kan rösta på olika sätt för olika av sina röster.
Hur tycker du medlemmarna bör förbereda sig inför årsmötet?
– Läs igenom handlingarna. Logga in på VoteIT i god tid innan mötet. Prova att genomföra ett digitalt möte med kollegor, släkt eller vänner. Vi kommer på mötet att gå igenom mötet och hur vi ska arbeta så det ska inte vara något problem så länge alla registrerat sig i VoteIT i god tid innan.
